Інформаційні системи в аграрному менеджменті






Інформаційні системи в аграрному менеджменті - ТЕСЛЕНКО:5.1. Поняття позамашинної інформаційної бази

Як уже зазначалося, складовою частиною інформаційного забезпечення систем є інформаційна база. Інформаційна база — це сукупність упорядкованої інформації, що використовується під час функціонування системи. Вона поділяється на позамашинну і внутрішньомашинну (або машинну). До позамашинної інформаційної бази належить та її частина, що є сукупністю використовуваних при функціонуванні автоматизованої системи сигналів і документів у формі, доступній для сприймання людиною без використання засобів обчислювальної техніки.
Позамашинна інформаційна база автоматизованої інформаційної системи складається з нормативно-довідкових документів, документів із плановою, обліковою та іншою інформацією, необхідною для створення й функціонування внутрішньомашинної інформаційної бази і функціонування всієї системи. Але слід мати на увазі, що коли йдеться про позамашинну інформаційну базу автоматизованої системи управління, то до неї необхідно віднести і частину вихідних даних у вигляді відеограм (відеокадрів) та машинограм, оскільки вони забезпечують інформацією процес управління, а інформація з них сприймається безпосередньо людиною візуально. До того ж частина машинограм далі може використовуватися і як носій з вхідною інформацією для поповнення чи коригування машинної інформаційної бази (особливо тоді, коли первинні документи друкуються і частково заповнюються з допомогою комп’ютера).
Для організації позамашинної інформаційної бази об’єкта вивчаються та аналізуються інформаційні потоки, склад документації, особливості створюваної технології автоматизованого перетворення інформації. З урахуванням нової технології підготовлюються і розмножуються нормативно-довідкові документи, у разі потреби розробляються нові та удосконалюються старі форми планово-облікових документів, удосконалюються методи підготовки й передавання інформації.
Позамашинна інформаційна база має забезпечити належну ефективність реєстрації та передавання інформації; одноразовість і незалежність від використовуваних інформацію задач та спеціалістів вводу даних: достовірність і точність даних; своєчасність, регулярність і повноту надходження даних для їх обробки; усунення надмірності інформації на носії.
Основним носієм позамашинної інформаційної бази економічної інформаційної системи є первинний документ. Навіть в умовах значного поширення магнітних і інших носіїв інформації та використання електронної пошти первинні документи залишаються основним носієм економічної інформації. Причиною цього є те, що в паперових документах легко проставити відповідні підписи і вони мають юридичну силу та тривалий час можуть зберігатися без загрози втратити зафіксовану в них інформацію (на відміну від магнітних), зручні при ручному користуванні, хоч і мають ряд відомих недоліків. Серед недоліків можна назвати невелику інформаційну вмісткість при значних витратах дефіцитного паперу, непристосованість до автоматичного введення інформації в ЕОМ, незручності при пошуку та групуванні інформації.
Зауважимо, що прискорення процесу пошуку інформації при ручній її обробці останнім часом у відділах збуту, розрахунків з постачальниками й покупцями стали поширеними рейтерські картки. Основою рейтерських карток є картки з крайовою перфорацією, але замість кодування інформації вирізами (що в свій час і стримало масове впровадження карток із крайовою перфорацією) використовується метод вставляння в отвори картки кольорових пластикових штифтів-рейтерів. Це дозволяє візуально сприймати в картотеці закодовані ознаки, швидко здійснювати пошук і аналізувати стан справ. Але за наявності АРМ спеціаліста необхідність в таких картотеках відпадає, оскільки потрібні дані можна отримати програмними засобами.