Інформаційні системи в аграрному менеджменті






Інформаційні системи в аграрному менеджменті - ТЕСЛЕНКО:5.2. Основні вимоги до носіїв, організації позамашинної ІБ і документообігу

В умовах комп’ютеризації народного господарства до організації позамашинної ІБ, її носіїв ставиться цілий ряд вимог, виконання яких забезпечує своєчасність, повноту і точність надходження інформації, поповнення і поновлення ІБ. Особливо важливими є вимоги щодо вдосконалення форм первинних документів на основі останніх науково-технічних досягнень, використання принципів стандартизації і уніфікації.
Ще в 1972 році ВНДІ стандартизації розроблені методики класифікації і уніфікації управлінських документів, що використовуються в АСУ, якими передбачається класифікація документації на планову, звітно-статистичну, первинну облікову, фінансову, організаційно-розпорядницьку, з матеріально-технічного постачання і збуту, ціноутворення і т.д. Класифікація зроблена за ознаками формального характеру (функціональна підсистема, направленість документа і т.д.) та смисловими ознаками (назва задачі, заголовок і показники документа).
Документи можуть також поділятися на такі класи: матеріальні, грошові, розрахункові, товарні і т. ін. (за характером відображених операцій); розпорядчі, виправдовувальні, бухгалтерського оформлення (за призначенням); разові, нагромаджувальні, одиничні, звідні (за способом охоплення господарських операцій); односторонні, багатосторонні, однорядкові, багаторядкові (за характером заповнення); лінійні, анкетні, зональні, комбіновані (за формою побудови), основні і супроводжуючі (за їх роллю в господарському процесі), оформлювані, виконувані, виконані (згідно з життєвим циклом). Кожен клас документів має свої достоїнства і недоліки, які враховуються при проектуванні їх форм для комп’ютерних технологій.
Багато вимог до документації в умовах використання ЕОМ враховані ще при розробці уніфікованої (тобто розробленої за єдиними правилами та вимогами) документації на державному рівні в 1972 році, але тоді переважаючою була перфораційна обчислювальна техніка, і основна орієнтація була на неї. До того ж документи, у тому числі й у сільському господарстві, були спроектовані і для можливої їх ручної обробки. Пізніше, у 80-ті роки, форми документів удосконалювались, але також мали подвійну орієнтацію, оскільки ЕОМ в народному господарстві було недостатньо.
На державному рівні була розроблена і функціонує дотепер уніфікована єдина система конструкторської документації (ЄСКД) і єдина система технологічної документації (ЄСТД), пристосована до машинної обробки. При розробці форм документів враховується також можливий рівень уніфікації. Так, на рівні держави розроблена єдина для всіх галузей фінансова документація, але багато інших документів уніфіковані в межах галузі (у сільському господарстві такими документами є технологічні картки, відомості обліку праці і виконаних робіт у тваринництві, реєстри відправлення зерна та іншої продукції з поля і т. ін.).
Вимоги, що ставляться до документів, можна поділити на загальні і специфічні. До загальних вимог можна віднести розміщення реквізитів у їх логічній послідовності для полегшення процесу заповнення, читання і обробки документа; виділення достатньої ширини граф для чіткого розміщення реквізитів; включення в документ необхідного мінімуму даних для одержання результатної інформації і т. ін.
Специфічні вимоги пов’язані з використанням обчислювальної техніки чи з іншими чинниками. Наприклад, з урахуванням необхідності подальшого перенесення даних з первинного документа на машинний носій виділяються в окрему зону реквізити, що повторюються; графи, з яких дані переносяться на машинний носій, виділяються жирними лініями; послідовність розміщення даних у документі узгоджується з послідовністю розміщення даних на машинному носієві.
В умовах використання ЕОМ з первинних документів можна видалити значну частину постійних реквізитів, оскільки вони можуть зберігатися у відповідних машинних довідниках. Такими реквізитами можуть бути норми виробітку і розцінки за виконану роботу, ціни на матеріали і продукцію тощо. Немає необхідності також виділяти поля в документах для проставляння розрахункових показників. У них достатньо проставляти необхідну групувальну інформацію і кількісні показники, необхідні ЕОМ для подальших розрахунків. Це дозволяє не тільки спростити форми первинних документів, а й суттєво скоротити витрати на оформлення документів і перенесення даних на машинні носії.
Але слід мати на увазі, що коли форма первинного документа і необхідна в ньому інформація роздруковуються безпосередньо з використанням комп’ютера, то доцільно (в оптимальних межах) розміщувати в документі максимум потрібної текстової та іншої інформації, що полегшує користування документом.
За відсутності стандартної форми документа і необхідності індивідуальної його розробки для конкретних умов проводяться розрахунки розмірів бланка, вибір формату для друку. Для визначення ширини бланка враховується ширина символів, максимальна їх кількість у графі та кількість граф; ширина міжграфних ліній і проміжків; лівого і правого чистих полів.
При розрахунках довжини бланка, окрім верхнього і нижнього чистих полів, враховується максимальна висота знаків в рядку та кількість однотипних рядків, міжрядковий інтервал.
Сучасні комп’ютери забезпечують досить широкий спектр форматів виводу інформації на принтер. Основні з них такі: А3 (29,7х21 см), А4 (21х29,7см — найбільш поширений), А5 (14,8х21 см).
При виведенні інформації на екран дисплея враховуються не тільки технічні можливості дисплея (кількість одночасно видимих на ньому рядків та знаків у рядку, передача кольорів), а й вимоги до розміщення самої інформації.
1. Відеограми (відеокадри) повинні мати назву висвітлюваної форми і над її «шапкою» максимально можливу кількість довідкових і групувальних реквізитів (назва господарства і підрозділів, назва культури, величина поля і т. ін.), щоб не перевантажувати лишніми графами форму документа.
2. Графи в «шапці» форми повинні мати розбірливі назву і нумерацію для такої самої нумерації граф на наступних сторінках (кадрах), якщо «шапка» займає багато площі екрана.
3. Для полегшення сприймання інформації необхідно розміщувати графи в такій послідовності, щоб першими були графи з групувальними реквізитами (які, у свою чергу, розміщувалися б у послідовності зменшення старшинування реквізитів, наприклад, бригада, ланка, табельний номер, вид оплати), а потім кількісні та вартісні показники й підсумки. Причому підсумки доцільно розміщувати в зворотному порядку — у послідовності зростання старшинування групувальних ознак (підсумки з виду оплат, табельного номера тощо).
4. Основна інформація у відеограмах має бути логічно згрупована і розміщена в певних зонах, відділена розмежувальними лініями, виділена кольором.
5. Наявні в відеограмі коди, за незначними винятками, мають бути декодовані, тобто подані і назви закодованих угрупувань та об’єктів, або декодована інформація з’являлася в окремому вікні при підведенні курсора до певного коду.
6. У відеограмах доцільно передбачити кількість знаків у рядку не більшою від їх кількості в рядку екрана (переважно 80, хоч буває і більше), оскільки для горизонтального переміщення форми відеограми необхідні додаткові затрати часу і ускладнюється візуальне сприймання даних. Це певною мірою стосується й вертикального переміщення форми, проте в даному разі робота значно полегшується використанням клавішів «Page Up» і «Page Down» для поекранного перегортання.
Більшість перелічених вимог справджуються і для проектування машинограм, хоча нерідко знімається питання відносно ширини форм: сучасні принтери можуть друкувати дрібними шрифтами, друкувати з поворотом форми на 90 і т. ін. Але в більшості машинограм додатково необхідно передбачити підписи відповідальних осіб.
Оптимізація позамашинної інформаційної бази полягає не лише в удосконаленні носіїв інформації, а й у раціоналізації документообігу. До цього поняття належить зменшення кількості документів, скорочення часу на їх оформлення, передачу і пошук, виключення проміжних документів і дублювання, формування їх в електронній формі на машинних носіях, розробка ефективної схеми документообігу. Для аналізу можливих документопотоків та розробки оптимальної схеми потоків можливо і доцільно використовувати метод лінійного програмування.
Основні форми документообігу: ручна, електронна і змішана (за технікою виконання); централізована, частково централізована і децентралізована (за централізацією документообігу).
У малих підприємствах, фермерських господарствах доцільна централізована форма документообігу.
Для колективних сільськогосподарських підприємств придатнішою є частково централізована форма документообігу, коли бухгалтерська документація концентрується в бухгалтерії, технологічна — у головних спеціалістів і т. ін.
На великих підприємствах, агрофірмах більш поширена децентралізована форма документообігу. При цьому частина облікової документації може, наприклад, концентруватися в бухгалтерії, інша — в відділах постачання і збуту, кадрів і т. ін.
Дві останні форми сприятливі для створення локальних комп’ютерних мереж, які, у свою чергу, сприяють спрощенню документообігу. Так, за відсутності необхідного зв’язку між комп’ютерами бухгалтерії і складів потрібне буде подвійне введення частини даних у комп’ютери.